Порядок организации научных мероприятий

Порядок организации конференций, семинаров, симпозиумов и других научных мероприятий

1. Подготовка информационного письма о проведении мероприятия (название, сроки и место проведения, основные темы для обсуждения, форма участия (очная, очно-заочная, заочная), состав организационного и/или программного комитета, срок приема заявок и материалов для публикации в сборнике (если предполагается), порядок взимания оргвзноса (если предполагается).

2. Подготовка отчета или проекта распоряжения о проведении мероприятия

Отчет оформляется в том случае, если мероприятие имеет факультетский характер и не предполагает финансового обеспечения то есть наличия или прохождения денежных средств на счетах университета (гранты, оргвзносы, средства факультета). Отчет составляется организаторами мероприятия на бланке факультета, подписывается деканом и передается в печатном или электронном (скан копия) виде в ауд. 801 «М».

Составляется, если мероприятие входит в план научно-технических мероприятий на учебный год. 

Отчет необходим для документального подтверждения записи о проведенном мероприятия в кейсе (скачать Образец отчета).

Распоряжение составляется для общеуниверситетских, наиболее значимых мероприятий, в том числе имеющих финансовое обеспечение (в виде гранта, оргвзноса, хоздоговора и иных средств, поступивших на счет университета).

Составляется, если мероприятие не входит в план научно-технических мероприятий на год либо при наличии сметы.

Существуют два вида распоряжения:

  1. распоряжение без сметы – для общеуниверситетских наиболее значимых мероприятий (скачать Проект распоряжения без сметы).
  2. распоряжение со сметой – для мероприятий, имеющих финансовое обеспечение (в виде гранта, оргвзноса, хоздоговора и иных средств, поступивших на счет университета) (скачать Проект распоряжения со сметой).

Документальное оформление оргвзноса: (скачать схему оплаты оргвзноса):

Внимание! Данные документы при оформлении оргвзноса обязательны для правового использования денежных средств.

При составлении сметы необходимо указать виды расходов и доходов.

Типовые виды расходов на организацию и проведение мероприятия:

  • Услуги по редакционно-издательской подготовке и тиражированию (код 226);
  • Увеличение стоимости материальных запасов или расходы на приобретение расходных материалов (код 340);
  • Издание сборника трудов конференции, семинара и т.д. (код 340);
  • Издание программы конференции и сертификатов участников (код 340);
  • Организация питания участников (кофе-брейк) (код 340);
  • Почтовые расходы (рассылка сборника трудов конференции) (код 221);
  • Расходы по договорам на предоставление транспортных услуг (код 222);
  • Расходы по договорам на предоставление услуг переводчика (код 226);
  • Формирование индивидуального портфеля участника конференции (код 340);
  • Расходы по договорам с организациями и физическими лицами на оказание услуг по подготовке и проведению мероприятия (код 226).

Типовые виды доходов на организацию и проведение мероприятия:

  • Организационные взносы участников
  • Грант № …
  • Иные доходы от приносящей доход деятельности (средства факультета, спонсорская помощь и др.)

3. Организационно-техническое сопровождение мероприятия 

  1. Включение мероприятия в ежемесячный календарный план;
  2. Оформление заявки на аудитории и техническое сопровождение мероприятия;
  3. Составление проекта распоряжения, договоров.
Более подробную информацию по организации научных мероприятий можно получить в отделе информационно-технического обеспечения научно-образовательной деятельности:
пр. Ленина, 61, каб. 801 «М», тел. 291-252,
email: belorukov@email.asu.ru – М.В. Белоруков, ele-shelepova@yandex.ru – Е.В. Шелепова. 
Версия для печати Обновлено 1.11.2016
Форма обратной связи

Введите код в точности так, как вы его видите.

Символом * отмечены обязательные для заполнения поля