Порядок организации конференций, семинаров, симпозиумов и других научных мероприятий
1. Подготовка информационного письма о проведении мероприятия (название, сроки и место проведения, основные темы для обсуждения, форма участия (очная, очно-заочная, заочная), состав организационного и/или программного комитета, срок приема заявок и материалов для публикации в сборнике (если предполагается), порядок взимания оргвзноса (если предполагается).
2. Подготовка отчета или проекта распоряжения о проведении мероприятия
Отчет оформляется в том случае, если мероприятие имеет факультетский характер и не предполагает финансового обеспечения то есть наличия или прохождения денежных средств на счетах университета (гранты, оргвзносы, средства факультета). Отчет составляется организаторами мероприятия на бланке факультета, подписывается деканом и передается в печатном или электронном (скан копия) виде в ауд. 801 «М».
Составляется, если мероприятие входит в план научно-технических мероприятий на учебный год.
Отчет необходим для документального подтверждения записи о проведенном мероприятия в кейсе (скачать Образец отчета).
Распоряжение составляется для общеуниверситетских, наиболее значимых мероприятий, в том числе имеющих финансовое обеспечение (в виде гранта, оргвзноса, хоздоговора и иных средств, поступивших на счет университета).
Составляется, если мероприятие не входит в план научно-технических мероприятий на год либо при наличии сметы.
Существуют два вида распоряжения:
- распоряжение без сметы – для общеуниверситетских наиболее значимых мероприятий. (скачать Проект распоряжения без сметы)
- распоряжение со сметой – для мероприятий, имеющих финансовое обеспечение (в виде гранта, оргвзноса, хоздоговора и иных средств, поступивших на счет университета). (скачать Проект распоряжения со сметой)
Документальное оформление оргвзноса: (скачать схему оплаты оргвзноса):
- договор оказания услуг по организации участия в мероприятии (скачать скачать Договор юридического лица);
- акт сдачи-приемки выполненных работ (скачать скачать Акт юридического лица).
Внимание! Данные документы при оформлении оргвзноса обязательны для правового использования денежных средств.
При составлении сметы необходимо указать виды расходов и доходов.
Типовые виды расходов на организацию и проведение мероприятия:
- Услуги по редакционно-издательской подготовке и тиражированию (код 226);
- Увеличение стоимости материальных запасов или расходы на приобретение расходных материалов (код 340);
- Издание сборника трудов конференции, семинара и т.д. (код 340);
- Издание программы конференции и сертификатов участников (код 340);
- Организация питания участников (кофе-брейк) (код 340);
- Почтовые расходы (рассылка сборника трудов конференции) (код 221);
- Расходы по договорам на предоставление транспортных услуг (код 222);
- Расходы по договорам на предоставление услуг переводчика (код 226);
- Формирование индивидуального портфеля участника конференции (код 340);
- Расходы по договорам с организациями и физическими лицами на оказание услуг по подготовке и проведению мероприятия (код 226).
Типовые виды доходов на организацию и проведение мероприятия:
- Организационные взносы участников
- Грант № …
- Иные доходы от приносящей доход деятельности (средства факультета, спонсорская помощь и др.)
3. Организационно-техническое сопровождение мероприятия
- Включение мероприятия в ежемесячный календарный план;
- Оформление заявки на аудитории и техническое сопровождение мероприятия;
- Составление проекта распоряжения, договоров.
Более подробную информацию по организации научных мероприятий можно получить в отделе информационно-технического обеспечения научно-образовательной деятельности:
пр. Ленина, 61, каб. 801 «М», тел. 291-252,
email: belorukov@email.asu.ru – М.В. Белоруков, mirnate@yandex.ru – Н.Н. Мирзабекян.
Ваше сообщение успешно отправлено.