Общий отдел управления информатизации занимается вопросами документаоборота управления. Отдел является ключевым звеном информационного взаимодействия между различными подразделениями университета. Именно через общий отдел управления информатизации происходит организация закупок компьютерной оргтехники и телефонии, расходных материалов для нужд университета. Одной из основной функции отдела является учет компьютеров и оргтехники. Ежегодно проходят инвентаризация, прием нового и списание старого оборудования.
Функции общего отдела управления информатизации:
- ведение приема и передачи, поступающей в УИ корреспонденции, а также внутренних документов, образующихся в процессе выработки управленческих решений;
- организация прохождения поступившей в УИ корреспонденции, а также внутренних документов, образующихся в процессах выработки управленческих решений от руководства до исполнителей в установленном порядке;
- осуществление контроля над правильным оформлением документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
- ведение обработки и отправки исходящей корреспонденции;
- осуществление оформления проектов приказов, распоряжений;
- организация оперативного доведения до начальника УИ и исполнителей приказов, распоряжений, решений коллегиальных органов и прочей документации;
- осуществление материально-технического и организационного обеспечения для выполнения возложенных на УИ задач и функций;
- организация работ по учету и паспортизации компьютерного оборудования и средств вычислительной техники;
- обработка квартальных, годовых и срочных заявок подразделений университета на приобретение вычислительной, копировально-множительной техники и оборудования связи, организации закупок и перераспределения компьютерного оборудования (совместно с проректором по экономике и стратегическому развитию);
- подготовка договоров на приобретение товаров, оказание услуг для согласования и заключения;
- оформление платежных документов, передача на подпись руководителю, в оплату;
- составление ежегодных статистических отчетов.