Аннотация рабочей программы дисциплины
«Организация секретарского обслуживания»

Знать:
нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информационных и коммуникационных технологий, по защите
информации, информационной безопасности, по работе с обращениями граждан, по организации деловой поездки, в сфере делопроизводства и архивного дела, в сфере регулирования трудовых отношений;
локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность службы делопроизводства и её работников, организацию ведения
делопроизводства, передачу дел в архив организации, а также регламентирующие трудовые отношения;
структуру организации, её задачи и функции, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
требования охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты;
основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;
основы управления временем;
виды организационной техники и правила работы с ней;
методы обработки и защиты информации с применением средств информационных и коммуникационных технологий;
современные информационные и коммуникационные технологии, применяемые в работе с документами, в том числе по личному составу;
этикет и основы международного протокола;
этику делового общения;
правила русского языка;
правила речевого этикета;
правила поддержания и развития межличностных отношений;
правила проведения деловых переговоров;
правила организации приёма посетителей;
правила сервировки чайного (кофейного) стола;
порядок подготовки и документирования деловой поездки;
интернет-ресурсы для осуществления тревел-поддержки деловых поездок;
комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению конферентных мероприятий;
правила оформления документов, создаваемых в процессе подготовки и проведения конферентного мероприятия;
состав внутренних и внешних информационных потоков;
руководство структурных подразделений, образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения зон их ответственности;
виды номенклатур дел, общие требования к номенклатуре дел, порядок работы с ней;
порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел;
правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы
ценности документов;
виды описей дел организации и порядок работы с ними.

Уметь:
организовывать рабочее место в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;
обеспечивать рабочее место и функциональное рабочее пространство необходимыми средствами организационной техники, мебелью и канцелярскими принадлежностями;
поддерживать средства организационной техники в рабочем состоянии;
применять в работе средства информационных и коммуникационных технологий;
использовать средства информационных и коммуникационных технологий для получения и передачи информации;
устанавливать и поддерживать коммуникации в процессе делового общения с помощью средств информационных и коммуникационных технологий;
осуществлять сбор, обработку информации, систематизацию получаемых и передаваемых данных;
осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;
соблюдать этикет и основы международного протокола;
обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
вести и использовать в работе базу контактов организации;
вести учётные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения поручений;
встречать посетителей, получать первичную информацию о посетителях, устанавливать порядок приёма для различных категорий посетителей принимать меры по сохранению конфиденциальной информации в ходе приёма посетителей;
вести учётные регистрационные формы по приёму посетителей и оформлять пропуска;
осуществлять приём, передачу и отправку документов;
организовывать и бронировать переговорные комнаты;
сервировать чайные (кофейные) столы в офисе;
выбирать формы планирования и оформлять планировщик (органайзер) руководителя и секретаря;
устанавливать цели, определять приоритетность и очерёдность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
согласовывать встречи и мероприятия и вносить информацию в планировщик (органайзер);
информировать руководителя о приближении времени и регламенте запланированных встреч и мероприятий;
выбирать оптимальные способы внешнего и внутреннего информирования о планируемых мероприятиях;
составлять и оформлять документы для деловых поездок;
осуществлять тревел-поддержку деловых поездок;
согласовывать с принимающей стороной протокол планируемых мероприятий и формировать программу деловой поездки;
использовать средства информационных и коммуникационных технологий для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
оформлять отчётные документы о деловой поездке.
организовывать процесс подготовки и проведение конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
составлять проекты организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, в том числе документов,
содержащих конфиденциальную информацию;
оформлять организационно-распорядительные документы (оригиналы и копии);
сканировать, копировать и конвертировать документы в различные форматы;
осуществлять проверку проектов документов на соответствие правилам делопроизводства;
принимать и проводить первичную обработку входящих документов;
проводить предварительное рассмотрение входящих и внутренних документов;
регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы;
контролировать маршрутизацию документопотоков в организации (согласование, подписание, утверждение, регистрация, ознакомление и исполнение документов);
осуществлять сроковый контроль исполнения документов;
осуществлять обработку и отправку исходящих документов;
составлять отчёты и аналитические справки об исполнении документов;
вести информационно-справочную работу по документам;
осуществлять работу с организационно-распорядительными документами в автоматизированных системах;
обеспечивать сохранность персональных данных работников;
организовывать документооборот по представлению документов по персоналу в государственные органы;
организовывать документооборот по учёту и движению работников;
вести воинский учёт работников;
вести учёт рабочего времени работников;
оформлять организационно-распорядительные документы по личному составу;
вести регистрацию, учёт, оперативное хранение документов по личному составу;
вести документацию, подтверждающую сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работников;
формировать личные дела работников;
оформлять дела по личному составу для передачи в архив организации;
работать со специализированными информационными системами и базами данных по ведению учёта и движению работников;
разрабатывать номенклатуру дел организации;
проверять правильность оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
формировать дела, контролировать правильное и своевременное распределение и подшивку документов в дела в соответствии с
номенклатурой дел;
проверять сроки хранения документов, составлять протокол работы экспертной комиссии по подготовке документов к передаче в архив;
составлять акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
составлять акт об уничтожении документов;
осуществлять полное или частичное оформление дел временного, постоянного, долговременного сроков хранения;
составлять описи дел структурных подразделений постоянного, долговременного сроков хранения для передачи дел в архив организации.

Иметь навыки и (или) опыт деятельности (владеть):
Получения необходимой информации и передачи санкционированной информации c использованием средств информационных и
коммуникационных технологий.
Координации работы приёмной руководителя и зон приёма различных категорий посетителей организации.
Планирования рабочего времени руководителя и рабочего дня секретаря.
Организации деловых поездок руководителя и других сотрудников организации.
Организации и поддержания функционального рабочего пространства.
Организации подготовки и проведения конферентных мероприятий, обеспечения информационного взаимодействия руководителя с
подразделениями и должностными лицами организации.
Оформления организационно-распорядительных документов и организации работы с ними, в том числе с использованием
автоматизированных систем.
Оформления документов по личному составу и организации работы с ними, в том числе с использованием автоматизированных систем.
Организации текущего хранения документов, обработки дел для оперативного и архивного хранения, в том числе с использованием автоматизированных систем.

Информационная справочная система:

СПС КонсультантПлюс (инсталлированный ресурс АлтГУ или http://www.consultant.ru/)

Профессиональные базы данных:
1. Электронная библиотечная система Алтайского государственного университета (http://elibrary.asu.ru/);

2. Научная электронная библиотека elibrary (http://elibrary.ru)