Система электронного документооборота «Дело» в Алтайском государственном университете используется с 2014 года. Изначально основной функцией системы документооборота в вузе было доведение решений руководства в форме организационно-распорядительной документации до сведения сотрудников университета.
Постепенно росло количество пользователей, работающих в СЭД «Дело», и в 2022 году объем документации в системе документооборота университета вырос в 2 раза по сравнению с 2019 годом. На текущую дату уже было зарегистрировано более 21 тыс. электронных документов.
В 2023 году благодаря плодотворной работе двух управлений (управления цифровизации образовательных траекторий и управления документационного обеспечения) и активной поддержке руководства университета были пересмотрены и выведены на новый уровень бизнес-процессы документооборота нашего вуза, выполнен переход к безбумажным технологиям в части создания, согласования и подписания исходящей документации и большей части внутренних документов.
В связи с внедрением электронного юридически значимого документооборота было проведено обучение более 200 сотрудников из числа руководства и административных подразделений вуза, дирекций и кафедр институтов. Все пользователи сейчас активно работают в СЭД «Дело», сумев динамично перестроиться в соответствии с новым форматом работы. Это значительно облегчило переход к новым технологиям электронного документооборота.
С февраля 2023 года руководство университета полностью перешло на согласование и подписание исходящей документации. За прошедшие полгода с применением ЭЦП были подготовлены более 3000 документов. В мае 2023 года были запущены процедуры согласования и подписания в электронной форме внутренних документов (приказы ректора по основной деятельности, распоряжения ректора и проректоров по основной деятельности, приказы по слушателям ДПО). На данный момент в СЭД «Дело» более 800 таких документов.
На очереди переход к электронному документообороту всей внутренней документации нашего университета: служебные записки и внутренняя переписка, кадровые приказы, приказы по студентам. Предстоит еще много работы, но результатом цифровой трансформации является оптимизация управленческих процессов университета: сокращение времени прохождения документа, непрерывность и прозрачность процессов его согласования и подписания.